Før tilsyn med fællesskabet

Skolebestyrelsens grundlæggende opgaver er at føre tilsyn med skolen og sætte retning for skolens arbejde gennem principperne. Det gælder alle dele af skolens virksomhed, og spørgsmålet om deltagelsesmulighederne og hvordan, fællesskabet fungerer på jeres skole, er absolut vigtigt at tage op – fordi det har så hårde konsekvenser for børnene, når det ikke fungerer – og kan være en stor hjælp, når det fungerer.
Her får du en trinvis guide til, hvordan I kan gribe det an.

Skolebestyrelsens tilsyn kan beskrives som en cyklus, hvor man begynder med at formulere sit behov for at vide noget på et bestemt område, indhenter den nødvendige viden, der er behov for, foretager en vurdering denne viden, igangsætter en eventuel handling, og så planlægger, hvornår der er behov for igen af kigge på dette område

Den samlede proces med tilsynet kan med fordel fordeles over to møder, så dagsordenspunktet på det første møde er behov og viden, og på det næste møde vurdering og handling. Det er også muligt med en kortere proces med kun et møde, hvis man tager de første to trin – behov og viden – som mødeforberedelse uden for møderne. Det kan fx være skolebestyrelsens forperson, som laver et udkast og sender det rundt på mail til feedback fra den øvrige skolebestyrelse og herefter laver de nødvendige aftaler med skolelederen, så man på skolebestyrelsesmødet kan gå direkte til præsentation af viden, vurdering og beslutninger om eventuelle handlinger.

Anbefalingen er dog, at man skynder sig langsomt og fordeler processen over to møder og sikrer, at alle skolebestyrelsens medlemmer er med i processen.

Trin 1 og 2: Behov og viden

Behov

Et tilsyn begynder med, at skolebestyrelsen gerne vil vide, hvordan det står til på et bestemt område. Der er et behov.

I må altså som det første gøre jer klart, hvorfor der et behov for føre tilsyn med fællesskaberne på jeres skole. Behovet kan fx udspringe af bekymrende tegn på, at ikke alle børn på skolen er med i et trygt og stærkt fællesskab. Skole og Forældres forældreundersøgelse fra 2023 viste, at hver femte forælder oplever, at deres barn har svært ved at deltage og bidrage til sociale arrangementer i klassen.

Undersøgelsen viste også at 14 procent af forældrene ikke bryder sig om at deltage på forældremøderne, og at 10 procent ikke føler sig trygge i at give udtryk for deres tanker og holdninger.

Vores undersøgelser viser også, at der sidder 2-3 børn i hver klasse med oplevelsen af at stå udenfor fællesskabet. Skoleforældre, som har deltaget i vores undersøgelser, fortæller samtidig, at det kan være svært at tale trygt og åbent i forældregruppen til forældremødet og ved sociale arrangementer.

Læs mere om vores undersøgelser her.

Det kan også være, at behovet udspringer af noget situationsbestemt, fx at I er blevet gjort opmærksomme på nogle konkrete sager eller episoder, som giver anledning til en undersøgelse. Behovet kan også planlagt som en del af et mere systematisk tilsyn, som er skrevet ind i skolebestyrelsens årshjul.

Der kan altså være mange grunde til at interessere sig for skolens fællesskaber som skolebestyrelse.

Når I ved, hvorfor I vil føre tilsyn, så er næste skridt at formulere behovet så klart som muligt – gerne som spørgsmål – så det er tydeligt, hvilken viden der skal tilvejebringes.

Gør spørgsmålene så tydelige som muligt. Overvej også for hvert spørgsmål, hvad I skal bruge svaret på spørgsmålet til. Længere nede på siden under SPØRGSMÅL OG SVAR kan I finde eksempler på spørgsmål, det kan være relevant at stille. Hvis I stiller jeres spørgsmål op på samme måde med en tilhørende forklaring på, hvad svaret skal bruges til, har I et solidt grundlag, som gør det videre arbejdet med tilsynet lettere og mere effektivt.

Viden

Indsamlingen af viden er primært skolelederens ansvar. ”Skolebestyrelsen kan fra skolens leder indhente enhver oplysning om skolens virksomhed, som er nødvendig for at varetage tilsynet,” står der i folkeskoleloven.

I kan derfor bede skolelederen besvare jeres spørgsmål i en redegørelse, men den behøver ikke stå alene. I har også mulighed for at invitere nøglepersoner til at deltage i det punkt på skolebestyrelsesmødet, hvor I skal have jeres spørgsmål besvaret og viden præsenteret. Det kan fx være fagpersoner fra skolen eller kommunen, som arbejder med skolevægring.

Derudover kan der være data, der kan være med til at give svar på jeres spørgsmål. Det kan fx være en trivselsmåling. Spørg eventuelt skolelederen, hvilke data, der kan være relevante.

Jeres egne erfaringer og viden i øvrigt er også relevant. Og så kan I også spørge eleverne og forældrene selv, hvordan de oplever det, I fører tilsyn med.

Læs mere her om, hvordan I kan lave en spørgeundersøgelse blandt forældrene.

Under alle omstændigheder er det en god ide at samle viden ind fra forskellige kilder, så I får et bredere perspektiv præsenteret.

Lav aftaler om, hvad der sendes ud før næste møde som bilag til dagsordenen. Hvis skolelederen besvarer spørgsmålene i en skriftlig redegørelse, er det klart en fordel, at den ligger som et bilag til mødet, så I kan forberede jer og spare tid til selve mødet.

Slut punktet af med at føre til referat:

• hvilke spørgsmål tilsynet skal besvare
• hvilke kilder der skal fremskaffes
• hvem der eventuelt skal inviteres til at fremlægge
• hvad der sendes ud som bilag inden næste møde

Notér også, hvem der er ansvarlig for de enkelte punkter. Det er som sagt skolelederen, der generelt har ansvar for at indhente viden, men hvis der er medlemmer af skolebestyrelsen, der har særlige forudsætninger for at tage en del af opgaven, er det muligt at aftale det.

Trin 3 og 4: Vurdering og handling

Vurdering

På det andet skolebestyrelsesmøde skal viden præsenteres, vurderes og drøftes, og I skal tage beslutning om eventuelle handlinger.

Når I har fået den nødvendige viden om emnet for tilsynet, er det vigtigt med en åben drøftelse af, hvad den præsenterede viden fortæller om status på området.

Husk jeres spørgsmål fra begyndelsen. Er de besvarede? Ellers må I jo stille uddybende spørgsmål til skolelederen og de eventuelle inviterede gæster.

Mødelederen må sørge for, at der bliver talt om en ting ad gangen. Der er givetvis flere underemner i jeres tilsyn, der kalder på en diskussion. Det kan fx være forældremøderne, de sociale arrangementer, kommunikationen i skole-hjem-samarbejdet eller elevfravær. Det stiller krav til både mødeleder og den øvrige skolebestyrelse om at være disciplinerede og tage et emne ad gangen.

Ser det tilfredsstillende ud? Stemmer det overens med jeres ønsker og skolens værdier og principper?

Hvis alt er i skønneste orden, kan referenten notere, at ”skolebestyrelsen udtrykker tilfredshed med…” og I kan gå videre til næste dagsordens punkt.

Men hvis ikke alt er tilfredsstillende, må I overveje, hvad I kan gøre for at bringe skolen i den rigtige retning.

Handling

Overgangen fra tredje til fjerde trin er ikke nødvendigvis knivskarp. Løsningsforslag vil sandsynligvis være dukket op i løbet af jeres drøftelser, og processen kan på den måde svinge lidt frem og tilbage mellem vurdering og handling. Det gælder især mere komplekse emner, hvor man konkluderer og beslutter på delemner, som debatteres et ad gangen.

Når det drejer sig om fællesskaber i skolen, kan I overveje disse spørgsmål:

• Er der de rigtige indsatser i indskolingen, på mellemtrinnet og i udskolingen i forhold til at understøtte venskaber mellem børnene?
• Rækker skolen ud til alle forældre – også de der ikke deltager i forældremøderne?
• Er forældresamarbejdet inkluderende?
• Fungerer de sociale arrangementer i og omkring skolen for alle?
• Er der krav om brugerbetaling, som virker negativt på at få alle med i fællesskabet?
• Er der tilstrækkeligt fokus på klassens fællesskab i forhold til at forebygge fravær?
• Har vi sat en tydelig retning for arbejdet på dette område i vores principper, værdiregelsæt og antimobbestrategi?
• Er der brug for, at vi tænker forældremøderne anderledes, så flere har lyst til at komme og flere bliver hørt?
• Er der noget her, vi bør prioritere i skolens budget?

På dette trin i processen gælder det om at få landet en beslutning i skolebestyrelsen. Det er primært mødelederens ansvar, at diskussionerne fører til noget konkret. Det kan man gøre ved at pege på det, I er enige om og forsøge at formulere konklusioner med fx ”Kan vi sige, at vi er enige om, at…” eller ”Måske kan vi lave et kompromis, hvor vi siger, at…”.

Lidt forenklet sagt har skolebestyrelsen tre handlemuligheder:

• Henstilling: Skolebestyrelsen kan henstille til skolelederen at iværksætte tiltag, som retter op på situationen. Det skal ikke være en ordre om konkrete handlinger – skolelederen skal have et handlerum – men skolebestyrelsen kan fungere som sparringspart for skolelederen i forhold til konkrete tiltag.
• Principper, ordensregler og værdiregelsæt: Skolebestyrelsen kan formulere eller revidere principper, ordensregler og værdiregelsæt. Det kan være, der ikke er en tilstrækkelig tydelig retning i de gældende principper, eller I er blevet opmærksomme på, at der er et område, som der er behov for at sætte retning for.
• Budget: I kan vælge at omprioritere i skolens budget, så der er midler til særlige områder eller indsatser.

Opfølgning

Når I har truffet beslutninger, bør I også planlægge en opfølgning relativt kort tid efter, hvor I hører fra skolelederen, hvad der konkret er iværksat. Planlæg også, hvornår I skal kigge på effekten af de iværksatte tiltag – altså igen føre tilsyn.

Yderligere information og kurser

Skole og Forældre tilbyder kurser til skolebestyrelser, blandt andet konkret om tilsyn.
Læs mere her om kurserne og oplæg.

Find flere konkrete værktøjer til arbejdet i Skolebestyrelsens værktøjskasse.

Download eller køb skriftlige materialer om skolebestyrelsens arbejde.

Eksempler på spørgsmål, som ønskes belyst og hvad skal skolebestyrelsen bruge svaret til.

Hvordan arbejder skolen med at understøtte venskaber blandt børnene? En generel indsigt i skolens praksis, som bl.a. kan bruges til at informere forældrene. Svaret vil også være relevant, når skolens værdiregelsæt og principper for skolens arbejde med elevernes udvikling i skolens faglige og sociale fællesskaber skal vurderes.

Hvad gør skolen for at række ud til forældre som ikke deltager til forældremøder eller skole-hjem-samtaler?

Vurdere effekten af skolens principper for skole-hjem-samarbejde, og om der skal særlige indsatser til for at kunne nå alle forældre.

Hvordan arbejder skolen med forældresamarbejdet, så alle forældre inkluderes?

Vurderer om alle forældre inkluderes i klassens forældregruppe, og om der skal særlige indsatser til for at rammesætte forældremøderne.

Hvordan arbejdes der med klassens fællesskab, når elever har længerevarende fravær?

Vurdere skolens evne til at inkludere alle elever og til at understøtte elevernes fællesskab.

Hvordan kommunikerer skolen med hjemmet omkring konflikter i skolen?

Vurdere hvordan skolen tager ansvar for skole-hjem-samarbejdet i konfliktsituationer.

Hvordan kommunikerer skolen om fællesskabets værdi?

Vurdere hvordan skolen tager ansvar for at alle – både elever, forældre og fagprofessionelle kender fællesskabets værdi og deres roller ift. at hjælpe det på vej..